Założeniem platformy jest unifikacja obrotu dokumentów w ramach organizacji dzięki zapewnieniu kompleksowej obsługi różnych interfejsów wejścia (skąd pojawiają się dokumenty), procesu któremu podlegają (co dzieje się z nimi po drodze), aż po finalny interfejs wyjścia (co dzieje się z dokumentem po zakończeniu procesu jego obsługi).
Masz Documind!
Masz możliwość podpisania cyfrowego każdego dokumentu
Documind jest rozwiązaniem pozwalającym na integrację różnych form podpisu cyfrowego dokumentów. System bazuje na wykorzystywaniu wszystkich powszechnych form podpisu elektronicznego i integruje je z dowolną bazą dokumentów. Dzięki temu możliwe jest …
Ograniczenie koszty związanych dokumentacją papierową w ramach idei less paper. Mniej dokumentacji papierowej to nie tylko zaoszczędzone pieniądze na druku dokumentów. To również oszczędność wynikająca z cyfrowej (tańszej) archiwizacji tworzonych dokumentów, tańszej administracji dokumentów oraz rezygnacji z konieczności magazynowania i transportu wytwarzanych dokumentów
Poprawienie efektywności pracy dzięki skróceniu czasu obiegu dokumentów w i na zewnątrz organizacji. Wdrożenie platformy Documind usprawnia i przyspiesza obieg dokumentacji w wewnątrz organizacji, jak i poza nią, dając tym samym większą kontrolę nad procesami w firmie oraz możliwość integracji własnego systemu zarządzania i obiegu dokumentów z innymi zewnętrznymi podmiotami.
Usprawnić współpracę z podmiotami zewnętrznymi, które mogą wykorzystywać innych form autoryzacji dokumentów, a tym samym utrudnić
Budować wizerunek nowoczesnej organizacji za sprawą wdrożeni
Chronić środowisko naturalne dzięki ograniczeniu zapotrzebowania na papier, mniejszą pracę drukarek, negatywne działanie związane z fizycznym transportem dokumentów oraz ….
Zastosowanie Documind
Documind jest rozwiązaniem, które wspiera wiele firm i organizacji wywodzących się z różnych branż. Z pomocą sytemu Documind możliwe jest usprawnienie funkcjonowania niemalże każdej organizacji, która na co dzień wykorzystuje dokumentację papierowa i zawiera umowy, przetwarza zgody,
Jak działa platforma Documind
Documind ułatwia pracę z dokumentami skupiając się na 5 kluczowych modułach.
Moduł pierwszy – wprowadzenie dokumentu do organizacji lub jego wytworzenie wewnątrz organizacji. Jest to proces złożony, który musi być na tyle elastyczny, by w łatwy sposób integrować i pozwalać na pracę z dokumentami pochodzącymi z zewnątrz organizacji. Jednocześnie system musi pozwalać na wypracowanie i wdrożenie własnego procesu pracy z dokumentami, które powstają wewnątrz organizacji. Dlatego też Documind umożliwia:
- Tworzenie dokumentów poprzez kreator ?
- Generowanie dokumentów – o co tutaj chodzi (generator dokumentów)?
- Dowolny PDF – czy chodzi tutaj o import dowolnych plików w formacie PDF?
- Integracje „out of the box” z zewnętrznymi systemami do tworzenia i zarządzania dokumentami
- MS Words ? Pracę do dokumentach tekstowych Microsoft Words
- Integrację z systemem IC
- Inne niestandardowe integracje
Moduł drugi – dotyczy działań, które system podejmuje po wprowadzeniu lub stworzeniu nowego dokumentu w Documind. Dla usprawnienia pracy szczególnie na dużych wolumenach dokumentów możliwe jest zdefiniowanie procesów, które mogą mieć postać:
- Powiadamiania użytkowników systemu o nowych dokumentach, które zostały stworzone lub wprowadzone
- Automatyczne wcześniej zdefiniowane procesy dla nowych dokumentów
- Auto-OCR pozwalające rozpoznawać skanowane dokumenty
Moduł trzeci – na tym etapie system Documind pozwala generować i przesyłać dokumenty, które mają uzyskać podpis jedną lub jedną z pośród wielu wcześniej zdefiniowanych form autoryzacji. Documind jako hub autoryzacyjny umożliwia jednoczesne stosowanie kilku form podpisu dla tych samych lub też różnych dokumentów. Dzięki temu możliwe jest wdrożenie w obrębie organizacji oraz podmiotów z nią współpracujących elektronicznej dokumentacji nawet, gdy są stosowane różne metody autoryzacji. Documind pozwala na dokonanie podpisu elektronicznego następującymi metodami:
- Papierowy podpis biometryczny – czyli co skan zwykłego podpisu czy podpis długopisem cyfrowym?
- Podpis EasySign
- Autoryzacja na urządzeniach dotykowych (tabletach, smartfonach)
- Autoryzacja usługami zewnętrznymi – czy tutaj chodzi o Autenti itd.?
Moduł czwarty – to działania, które podejmuje system po uzyskaniu podpisu dokumentu w sposób jaki został uprzednio określony. Podpisanie dokumentu rozpoczyna proces powrotu dokumentu do Documind i podjęcie uprzednio zaplanowanych działań w systemie, którymi mogą być m.in.:
- Powiadamiania użytkowników systemu o uzyskaniu przez dokument podpisu
- Automatyczne procesy dla podpisanych dokumentów
- Auto-OCR pozwalające rozpoznawać skanowane dokumenty
- Powiadomienia i potwierdzenia e-mail o złożeniu podpisu na dokumencie?
Moduł piąty – jest etapem, który umożliwia przesłanie dokumentów zawierających określony sposób i formę uzyskania podpisu do systemu, z którym Documind jest zintegrowany. Mogą to być:
- Cyfrowe archiwum organizacji
- Bazy danych
- Repozytorium Documind
- System IC ?
- Udział sieciowy?
- Integracje bezpośrednie?
- FTP?
- E-mail?
- Inne integracje „out of the box”