Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020

Tytuł projektu: „Opracowanie innowacyjnego systemu identyfikacji osób i autoryzacji dokumentów na podstawie behawioralnego podpisu biometrycznego"

Data publikacji: 19 kwietnia 2021 godzina: 8:30

Poznań, 19.04.2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

IC Solutions Sp. z o. o.
ul. Wołkowyska 19
61-132 Poznań biuro@icsolutions.pl

IC Solutions Sp. z o. o. z siedzibą przy ul. Wołkowyskiej 19, 61-132 Poznań,
NIP 9721248717, REGON 302685984
realizując projekt w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014 – 2020
Oś priorytetowa 1 Wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa
Działanie 1.1 „Projekty B+R przedsiębiorstw”
Poddziałanie 1.1.1 „Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa”
„Opracowanie innowacyjnego systemu identyfikacji osób i autoryzacji dokumentów na podstawie behawioralnego podpisu biometrycznego.”
Nr Umowy: POIR.01.01.01-00-0639/19-00

ZAPRASZA DO SKŁADNIA OFERT NA AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU
Nr referencyjny: 2/2021

Przedmiot zamówienia:
Dostarczenie usługi w zakresie audytu zewnętrznego projektu badawczo-rozwojowego dot. opracowania innowacyjnego systemu identyfikacji osób i autoryzacji dokumentów na podstawie behawioralnego podpisu biometrycznego (dalej „Projekt”).

Kod CPV:
79212000-3 – Usługi audytu

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:


Przedmiot zamówienia:
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu, w którym całkowita wartość dofinansowania przekracza 3 mln zł podlega on obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wytycznymi dla podmiotów audytujących.

I. Celem przeprowadzenia audytu projektu, jest wydanie przez audytora opinii na temat:
1) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie;
3) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej;


II. Audyt projektu obejmuje sprawdzenie:
1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową:
2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
3) płatności wydatków związanych z projektem;
4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu;
6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
7) sposobu przechowywania zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu;
10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów;

W przypadku gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, audytor może powołać, na swój koszt, rzeczoznawcę.


III. Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu, zwane dalej „sprawozdaniem”.
IV. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanych podmiotów w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

V. Sprawozdanie zawiera:
1) datę sporządzenia;
2) nazwę i adres audytowanego podmiotu;
3) nazwę i numer projektu;
4) oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu;
5) imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
6) cele audytu;
7) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
8) termin, w którym przeprowadzono audyt;
9) zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
10) ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu;
11) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
12) zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości;
13) określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków;
14) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego;
VI. Do sprawozdania audytor dołącza opinię, o której mowa w pkt I.
VII. Sprawozdanie przekazuje się audytowanemu podmiotowi w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu
VIII. Audytor jest obowiązany do udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem NCBR oraz upoważnionym przez NCBR osobom.


Sposób dostarczania i rozliczania:
Sprawozdanie przekazuje się audytowanemu podmiotowi w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu.
Rozliczenie przewidziane jest po dostarczeniu gotowego sprawozdania i opinii po zakończonym audycie

Uwaga!
Warunkiem ważności oferty jest wypełnienie załączonego formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych

Wymaga się, aby oferty były ważne co najmniej do 30 czerwca 2021 r.


Sposób obliczania ceny:
Cena realizacji Przedmiotu zamówienia obejmuje łączną cenę wykonania usługi, czyli cenę netto, podatek VAT oraz cenę brutto.
Termin składania ofert:
Termin składania ofert rozpoczyna się z dniem 19.04.2021 r. i będą one przyjmowane do dnia 30.04.2021 r.
Oferty będą rozpatrywane po 30.04.2021 r.

Planowany termin realizacji zamówienia:
Całość zamówienia zostanie zrealizowana w okresie nie dłuższym niż do dnia 25.05.2021 r. Planowane zawarcie umowy z wykonawcą do 10.05.2021 r.

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia.


Termin rozpoczęcia projektu to 01.04.2020 r.


Miejsce wykonania zamówienia:
ul. Wołkowyska 19
61-132 Poznań


Rodzaje i opis kryteriów mających wpływ na wybór oferty:
Przy rozpatrzeniu nadesłanych ofert będziemy kierować się następującymi kryteriami:
L. P.    KRYTERIUM  max. liczba pkt.
1         Cena netto            100 %
Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100% = 100 pkt.):
1. Punkty za kryterium „cena netto” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena oferty najtańszej
——————————————— x 100 = liczba punktów
Cena oferty badanej
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę.


Miejsce, sposób i termin składania ofert:
Oferty prosimy składać osobiście, pocztą lub kurierem na adres siedziby firmy, tj.:


IC Solutions Sp. z o. o.
ul. Wołkowyska 19
61-132 Poznań


lub drogą elektroniczną w formie skanu podpisanej oferty na adres: biuro@icsolutions.pl.
W terminie określonym w niniejszym zaproszeniu tj. do dnia 30.04.2021 r. Przy wysłaniu oferty drogą pocztową lub kurierem jako data wpływu liczy się data dostarczenia ofert do siedziby Spółki.


Oferty złożone/dostarczone po tym terminie nie będą podlegały rozpatrzeniu.


Na kopertach ofert wysłanych pocztą tradycyjną należy dodać dopisek:
OFERTA – ZAPYTANIE OFERTOWE NR REFERENCYJNY 2/2021
Jako tytuł wiadomości e-mail wysłanej z ofertą należy wpisać:
OFERTA – ZAPYTANIE OFERTOWE NR REFERENCYJNY 2/2021

Wybór wykonawcy nastąpi do dnia 10.05.2021 roku w oparciu o oferty złożone w formie pisemnej lub mailowej w terminie określonym w niniejszym zaproszeniu.

Decyzja o wyborze wykonawcy zostanie umieszczona na stronie www.icsolutions.pl

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania w każdym czasie bez podania przyczyn.

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności:


I. Audyt przeprowadza audytor, którym może być:
1) osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077, z póź. zm.);
2) osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt. 1).

Wiedza i doświadczenie:
Nie dotyczy

Potencjał techniczny:
Nie dotyczy

Osoby zdolne do wykonania zamówienia:
Nie dotyczy

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie wymagań, których spełnienie Wykonawca jest zobowiązany wykazać w sposób szczególny. Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu w/w warunku poprzez oświadczenie, o którym mowa w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę wyżej wskazanego warunku udziału w postępowaniu według formuły spełnia/nie spełnia – na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia.

Informacje na temat zakresu wykluczenia:
W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie zostanie udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (OFERTY WYKLUCZONE). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między podmiotem IC Solutions sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu firmy IC Solutions sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu firmy IC Solutions sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Audytorem nie może być:

a) podmiot zależny od audytowanego podmiotu

b) podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt

Warunki zmiany umowy:

1. Umowa zawarta w wyniku postępowania wszczętego na skutek niniejszego zapytania ofertowego, może zostać zmieniona w drodze aneksu do umowy w następującym zakresie i przypadkach:

a) zmiany wartości umowy w przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia stawek podatku od towarów i usług, dotyczących Przedmiotu Zamówienia w wyniku zmian ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174.), które wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, a przed wykonaniem przez Wykonawcę Przedmiotu Zamówienia, po wykonaniu którego Wykonawca jest uprawniony do uzyskania wynagrodzenia, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec odpowiedniemu zwiększeniu bądź zmniejszeniu, jeżeli w wyniku zastosowania zmienionych stawek ww. podatku ulega zmianie kwota podatku oraz wynagrodzenie wykonawcy uwzględniające podatek od towarów i usług. Przy czym Wykonawca jest uprawniony do uzyskania zwiększonego wynagrodzenia wyłącznie w sytuacji, gdy dotrzymał terminu realizacji umowy, oraz przekazał Zamawiającemu prawidłowo wystawioną fakturę VAT niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia realizacji umowy.

b) zmiany terminu realizacji zamówienia, w przypadku gdy zmiana terminu wykonania umowy wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy; w takim przypadku Zamawiający zgodzi się na wydłużenie terminu realizacji zamówienia o czas występowania tej przyczyny lub o czas niezbędny do przezwyciężenia skutków występowania tej przyczyny.

c) Umowa może zostać zmieniona w sytuacji wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. Pojęcie to Zamawiający będzie interpretował w sposób odpowiadający postanowieniu pkt. 109 preambuły Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE. W świetle tego postanowienia, „Pojęcie niemożliwych do przewidzenia okoliczności odnosi się do okoliczności, których nie można było przewidzieć pomimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia przez instytucję zamawiającą, z uwzględnieniem dostępnych jej środków, charakteru i cech tego konkretnego projektu, dobrych praktyk w danej dziedzinie oraz konieczności zagwarantowania odpowiedniej relacji pomiędzy zasobami wykorzystanymi na przygotowanie postępowania a jego przewidywalną wartością. Nie może to jednak mieć zastosowania w sytuacjach, w których modyfikacja powoduje zmianę charakteru całego zamówienia, na przykład przez zastąpienie zamawianych robót budowlanych, dostaw lub usług innym przedmiotem zamówienia lub przez całkowitą zmianę rodzaju zamówienia (…)”. W takim przypadku Zamawiający zgodzi się na wydłużenie terminu realizacji zamówienia o czas występowania tej okoliczności lub o czas niezbędny do przezwyciężenia skutków występowania tej okoliczności.

d) zmiany Wykonawcy, gdy wynika ona z sukcesji uniwersalnej lub częściowej w prawa i obowiązki pierwotnego wykonawcy, w wyniku restrukturyzacji, w tym przejęcia, połączenia, nabycia lub upadłości, przez innego wykonawcę, który spełnia pierwotnie ustalone kryteria kwalifikacji podmiotowej, pod warunkiem że nie pociąga to za sobą innych istotnych modyfikacji umowy i nie ma na celu obejścia zasad, wynikających z niniejszego zapytania ofertowego, umowy o dofinansowanie oraz postanowień Wytycznych, do których odwołuje umowa o dofinansowanie.

e) zmiany warunków i terminów płatności wynagrodzenia w przypadku gdy zmiany te wynikać będą z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;

f) wystąpienia siły wyższej. Przez siłę wyższą Zamawiający będzie rozumiał nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację lub takie zdarzenie będące poza kontrolą stron niniejszej Umowy, które uniemożliwiają którejkolwiek z nich wywiązanie się ze swoich obowiązków na podstawie niniejszej Umowy, i które nie były wynikiem błędu lub zaniedbania po ich stronie i których nie można było uniknąć przez postępowanie z odpowiednią i uzasadnioną należytą starannością.

g) W przypadku zakończenia przez Zamawiającego realizacji projektu w ramach Poddziałania 1.1.1 POIR lub w przypadku, gdy projekt Zamawiającego przestanie być wspierany ze środków publicznych – w takim przypadku umowa zostanie zmieniona poprzez ograniczenie wartości usług, będących jej przedmiotem; Zamawiający zapłaci Wykonawcy za zrealizowaną część umowy.

2. Nie stanowi zmiany umowy, w rozumieniu punktu 1 powyżej:

a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego);

b) zmiana nazw stron lub ich formy prawnej (przy zachowaniu ciągłości podmiotowości prawnej) danych teleadresowych, zmiana osób wskazanych do kontaktów między Stronami;

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy